Муниципальный архив г

Министерство образования и науки Российской Федерации
ФГАОУ ВПО «Северо-Восточный Федеральный университет имени
М.К. Аммосова»
Исторический факультет
Кафедра Истории России







ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА
На тему: «Муниципальный архив г. Якутска»
Специальность 030600 «История»



Допущен к защите:
Ермолаева Ю.Н.
Зав. Кафедрой ИР,
профессор
______________________
«____»___________2016 г.


Рецензент:

______________________
«____»___________2016 г.







Выпускную квалификационную работу выполнил: 
Иванов Артем Андреевич студент гр. Б-ИА-12
_____________________


Руководитель выпускной работы:
Дьячкова Альбина Николаевна
к.и.н., доцент


Работа защищена:
«___»____________2016 г.
Протокол №___________
С оценкой_____________


Якутск, 2016

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение	3

Глава 1. Муниципальные архивы	7
1.1. Понятие Муниципальный архив	7
1.2. Подготовка и передача документов в государственные и муниципальные архивы	9
1.3. Доступ и использование документов Архивного фонда РФ, хранящихся в муниципальных архивах	21

Глава 2. Образование и деятельность муниципального архива г. Якутска	26
2.1. Процесс преобразования 	26
2.2. Состав, комплектование и содержание архива 	28
2.3. Хранение, учет и использование архивных материалов 	31

Заключение	39
Литература	41









ВВЕДЕНИЕ
     Актуальность темы. Развитие исторической науки невозможно без источников, наиболее важным из которых являются архивные документы. Кроме того, архивные документы сохраняют и социально значимую информацию. Таким образом, архивные документы являются носителями ретроспективной информации, несут особую значимость, как для конкретного гражданина, так и для государства в целом. От эффективности деятельности архивов будет зависеть возможность сохранения этой информации.
     В архиве хранятся ценные документы об историческом прошлом района, которые имеют историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение и отражают правовые и организационные основы ее становления и развития.
     Муниципальные архивы, являясь одними из наиболее многочисленных, играют особую роль в данном отношении, поскольку на них возлагаются обязанности по практической организации архивного дела на территории муниципального образования, хранению документов муниципальных учреждений, функционирующих на его территории, участию в реализации государственной политики в сфере архивного дела. Таким образом, исследование и оценка эффективности организации их работы имеет немаловажное значение в современных условиях, в том числе, в отношении отдельно взятого муниципального архива.
     Историография темы. Изучение истории Якутии показывает, что истоки архивного дела уходят в XVII - XVIII вв. они связаны с присоединением Якутского края к Российскому государству, деятельности землепроходческих казачьих отрядов и Якутской приказной избы. Первым памятником архивного дела в Якутии является «Переписная книга» - опись архива приказной избы, составленная и отправленная в Москву в 1703 г.
     Из череды последующих исследователей отметим первого архивариуса Якутии Е.Д. Стрелова и плеяду якутских архивистов В.Н. Иванова, Л.Т. Иванову, П.Х. Гуляева, И.И. Юрганову, осветивших в своих статьях отдельные периоды архивного строительства, архивной службы, и самое главное - состав и содержание архивных хранилищ Якутии, являющихся богатейшим культурным достоянием народов Якутии.
     Исследования выдающегося теоретика и историка архивного дела в России В.Н. Автократова «Теоретические проблемы отечественного архивоведения», в котором публикуется его основополагающий труд по теории науки об архивах, которые внесли значительный вклад в историографию современной отечественной научной мысли.
     Также стоит отметить работы Хорхординой Т.И. «История Отечества и архивы» и «Российские архивы: история и современность». Данные работы представляет собой системное изложение развития архивов и архивного дела в России, связывающее в единое целое архивную теорию, историю и практику. Обобщение большого массива материалов позволило по-новому поставить вопрос о периодизации развития российского архивного дела. Впервые дается подробный анализ проблемы ведомственности и ведомственных исторических архивов.
     В работе Суровцевой И.А. «Экспертиза ценности и комплектование архивов» затрагиваются теоретические вопросы экспертизы ценности документов и комплектования государственных и муниципальных архивов к началу 1990-х гг., а также влияние советских разработок в области экспертизы ценности документов на экспертизу ценности документов в РФ.
     Также стоить отметить работу Кололеевой А. Ю. «Действующие нормативно-методические пособия по архивному делу». Автор предпринимает попытку выявить, систематизировать и дать краткий обзор действующих нормативно-методических разработок по работе с архивными документами на традиционных носителях в государственных и муниципальных архивах РФ. Нормативно-методические разработки систематизированы по основным направлениям деятельности архивов: организация хранения документов, учет документов, комплектование архива документами, использование документов.
     В статье Алферова И. А. «Проблемы организации работы муниципального архива: на примере архивного отдела Администрации Волгограда» обобщен опыт создания и организация работы муниципального архива на примере архивного отдела Администрации Волгограда. Освещены проблемы архивной политики в муниципальном образовании, предложены пути их решения.
     В труде Кутафина О. Е., Фадеева В. И. «Муниципальное право Российской Федерации» рассматриваются основные вопросы муниципального права Российской Федерации с применением историко-правового и сравнительного методов, анализируются полномочия органов местного самоуправления в различных сферах деятельности. Впервые подробно освещаются вопросы муниципальной службы, а также особенности организации местного самоуправления в различных муниципальных образованиях.
     Были также просмотрены труды по архивоведению авторов Крайской З. В., Магидова В. М., Авраменко Т. Ф., Кондакова И. А., Тельчарова А. Д. В которых затрагиваются аспекты организации архивного хранения в муниципальных архивах.
     Об архивном деле в Якутии писали выпускники Северо-Восточного Федерального университета в своих дипломных работах: Бурнашева М.Е. в 1997г. «Развитие архивного дела в ЦГА ЯАССР 1965 - 1985 гг.», в 2011 г. Иванова Е.И. - «Архивная служба Республики Саха (Якутия) на современном этапе 1991 - 2010 гг.», где показана реорганизация архивного дела и изменения, произошедшие после 1991 г. в Якутии. Теме муниципальных архивов посвящены дипломные работы Александрова Н.Ы.: «Муниципальный архив Горного района: история и современность» (2009 г.) и Калининской Д.Р. «Муниципальный архив Намского улуса» (2014 г.). Работ, посвященных истории муниципального архива Ленского района, нет.
     Целью дипломной работы является изучение истории и деятельности муниципального архива г. Якутска.
     Для достижения поставленной в дипломной работе цели решались следующие задачи:
1. Рассмотреть понятие муниципальный архив;
2. Изучить процесс становления и развития муниципального архива г. Якутска, а также его деятельность.
     Объект исследования: История архивного дела в Якутии.
     Предмет исследования: История муниципального архива г. Якутска.
     Хронологические рамки исследования охватывает период с возникновения муниципального архива г. Якутска в 1990-х г. XX в. до настоящего времени.
     Новизна. История Муниципального архива г. Якутска изучается впервые.
     В данной работе автор придерживался принципов историзма и научной объективности. Для раскрытия темы использованы следующие методы исследования:
* методы наблюдения (во время практики) и опроса, применяемые для изучения организации работы муниципального архива на практике;
* метод описания, с помощью которого рассматривались правовые и нормативных акты по архивному делу, выявлялись и детального изучались соответствующие нормы, а также исследовалась организационная и функциональная деятельность архива;
* методы синтеза и анализа, позволяющие обобщить и систематизировать полученные информацию, сформулировать соответствующие выводы.
     Источниковая база. Источниками дипломной работы послужили нормативно - правовые акты по архивному делу (Законы РФ «Об архивном деле в Российской Федерации» и Закон РС(Я) «Об архивном деле в Республике Саха (Якутия)», Положение об архивном отделе МКУ «Управление делами» городского округа «город Якутск» от 29 12 2014 №18. Также источниковой базой исследования послужила действующая нормативно-правовая база об архивном деле  и Архивном фонде Российской Федерации, Постановления Правительства РФ, Приказы Росархива и иные нормативно-правовые акты РФ.
     Структура дипломной работы. В соответствии с поставленной целью и задачами дипломная работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка сокращенных слов, списка использованных источников и литературы, приложения, включающего в себя копии архивных документов.
3. Исследование муниципальных архивов;
4. Изучить процесс становления и развития муниципального архива г. Якутска, а также его деятельность.
     В первой главе рассматривается организации архивного дела в  муниципальном образовании РФ.
     Во второй главе рассматривается история образование и развития муниципального архива и его деятельность по комплектованию, обеспечению сохранности, учету и использованию архивных документов с 90-х гг. XX в. до настоящего времени.







ГЛАВА 1. МУНИЦИПАЛЬНЫЕ АРХИВЫ
1.1. ПОНЯТИЕ МУНИЦИПАЛЬНЫЙ АРХИВ
     Архивы являются хранилищами опыта цивилизации, накопленного на протяжении веков. Они делают этот опыт для всех и, в том числе обеспечивают базу исторических исследований. Через доступ к архивной информации историки, краеведы получают возможность пролить свет на факты прошлого и развить у молодого поколения интерес к истории и традициям стран и всего человечества.
     Архивные документы являются важнейшим источником достоверной информации практически обо всех возможных аспектах развития общества. К архивным источникам постоянно обращаются как отечественные, так и зарубежные исследователи. Особенностью архивной документации и одним из основных отличий его от других источников информации является то, что его объем постоянно возрастает за счет новых поступлений, причем с течением времени информационная, историческая и научная ценность архивной информации не снижается, а, напротив, постоянно возрастает. Поэтому увеличивается и интерес исследователей к архивной информации.
     Беречь и сохранить для истории документальные богатства нашей страны - важнейшая задача государственных и негосударственных архивов, общественных организаций, граждан России и, конечно, долг, и обязанность органов исполнительной власти, особенно муниципальных образований.
     Муниципальное образование — часть территории Российской Федерации, в границах которой наряду с государственным управлением осуществляется местное самоуправление для решения только местных вопросов. Местное самоуправление осуществляется непосредственно и (или) через выборные и иные органы местного самоуправления в целях решения вопросов местного значения.1 На территории муниципальных образований властные полномочия распределены между органами государственной власти и органами местного самоуправления.
     К полномочиям муниципального образования в области архивного дела относятся:
     1) хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов:
* органов местного самоуправления, муниципальных архивов, музеев, библиотек;
* муниципальных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и муниципальных учреждений (далее - муниципальные организации);
     2) решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований2. 
     И для реализации вышеуказанных целей каждое муниципальное образование создает муниципальный архив.
     Муниципальный архив – структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование архивных документов, а также документов Архивного фонда Российской Федерации.3
     Архивный документ – это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.4 Архивный документ может быть использован в качестве исторического источника для научных исследований, практических нужд хозяйства и государственного управления.
     К муниципальной собственности относятся архивные документы:
     1) органов местного самоуправления и муниципальных организаций;
     2) хранящиеся в муниципальных архивах, музеях и библиотеках (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи и библиотеки на основании договора хранения без передачи их в собственность).5
     Разграничение собственности между муниципальными образованиями, муниципальным образованием и субъектом Российской Федерации на архивные документы, созданные до образования, объединения, разделения или изменения статуса муниципальных образований и хранящиеся в муниципальных архивах, осуществляется в соответствии с законодательством субъекта Российской Федерации.
     Также в муниципальных архивах осуществляется хранение архивных документов Архивного фонда Российской Федерации. 
     Архивный фонд Российской Федерации - это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.6 Документы Архивного фонда Российской Федерации являются одним из символов российской государственности, отражают правовые и организационные основы ее становления и развития, содержат сведения по политической истории страны, истории ее экономики, науки, культуры, социального развития населяющих Россию народов и народностей.
     В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документации, кино-, фото-, видео- и фотодокументы, электронные и телеметрические документы, переписи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах7. 
     По данным последней паспортизации объем Архивного фонда Российской Федерации составляет свыше 277,8 млн. единиц хранения на различных носителях, из них в муниципальных архивах хранится свыше 69,3 млн. единиц хранения8.
     В настоящее время в Российской Федерации свою деятельность осуществляют 88 уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, в том числе 83 самостоятельных органа управления архивным делом, которым подчиняются 211 государственных архивов и центров документации.
     
     

1.2. ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В МУНИЦИПАЛЬНЫЕ АРХИВЫ
     В каждой организации муниципального уровня в течение года образуется определенное количество дел. Часть из них после установленного срока хранения надо сдавать в архив. Это дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет)9 хранения. Сдаются дела в архив через год после завершения их в делопроизводстве. Подготовка документов к передаче в архив проводится работниками службы ДОУ и секретарями структурных подразделений. Дела сдают в архив после того, как они полностью оформлены.
     Оформление дел состоит из следующих операций: проверка правильности группировки документов в дела; брошюровка (подшивка); нумерация листов; составление заверителыюй надписи (листа-заверителя); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; внесение уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса, крайних дат дела, заголовка дела); составление и оформление описи дела.
     Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению, при этом допускается: не проводить систематизацию документов в деле; не нумеровать листы дела; не составлять заверительные надписи; не прошивать (не брошюровать).
     Проверка правильности группировки документов в дела проводится для того, чтобы еще раз проверить соответствие документов в деле заголовку по номенклатуре, расположение документов внутри дела по определенным принципам: по рассматриваемым вопросам; по хронологии; по географическому признаку; по алфавиту корреспондентов и т.д.
     При полном оформлении необходимо подшить или переплести дело. Предварительно из дела удаляются все металлические предметы: скрепки, булавки и т.п. Документы снимаются со скоросшивателя. Вслед за последним документом в дело вкладывается лист для заверителыюй записи» в начале дела, при необходимости, вкладывается лист или листы для внутренней описи (если есть, то отпечатанные бланки внутренней описи). Дело не должно превышать 250 листов. Если в течение года документов в деле отложилось больше, то их надо разделить на несколько томов.
     Все документы подшиваются или переплетаются в твердую обложку. Поскольку в деле откладываются документы разного формата, то подшивать их нужно на 4 прокола. Это обеспечит надежное скрепление всех документов.
     В делах длительных сроков хранения можно прошивать дело насквозь, включая как верхнюю, так и нижнюю часть обложки. Дела постоянного срока хранения подшиваются, начиная с листа, идущего вслед за обложкой. Верхняя же часть обложки не подшивается. На первый лист накладывается тонкая, шириной до 1 см картонная прокладка, и через нее прошивается дело. Поскольку предполагается такое дело хранить вечно, то такая подшивка предохраняет нитки от истирания и придает более эстетичный вид делу.
     При подшивке надо следить, чтобы весь текст документов мог быть прочитан. Документы со сроком хранения менее 10 лет могут не подшиваться, а оставаться в скоросшивателе.
     Все листы в делах постоянного и временного хранения для обеспечения сохранности документов и удобства использования нумеруются. Нумеруют листы черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу только с лицевой стороны листа, не задевая текста документа. Использование чернил и цветных карандашей запрещается. Лист большего формата, чем А4, подшивается за один край, разворачивается и нумеруется как один лист. Сложенный и подшитый за середину лист нумеруется как два листа. Иллюстрированные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом. При создании нескольких томов одного дела каждое из них нумеруется самостоятельно.
     Итоги нумерации фиксируют в доверительной записи на вшитом специально для нее последнем листе дела. Б ней указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов документов и отдельно через знак «+» число листов внутренней описи, литерные и пропущенные номера.
     Заверительная запись подписывается лицом, ее составившим, с указанием должности, личной подписи, фамилии и даты составления. Составлять заверительиую надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.
     Форма листа-заверителя дела установлена Основными правилами работы архивов организаций.
     В случае, когда дело содержит особо ценные документы — в личных делах, делах о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, о выдаче авторских свидетельств и патентов, судебных и следственных делах и ряде других случаев составляются внутренние описи на документы дела.
     Внутренняя опись документов дела — это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов10.
     Внутренняя опись подшивается перед документами дела и содержит сведения о каждом из них. В итоговой записи внутренней описи указывается количество включенных в нее документов и количество листов самой описи.
     При использовании автоматизированных систем регистрации документов внутренняя опись может создаваться и распечатываться автоматически на основе сведений, введенных в регистрационные карточки документов, помещенных в дело. После того, как документы подшиты, пронумерованы, составлена заверительная надпись и внутренняя опись документов дела, проводится дополнительное оформление обложки дел.
     Оформление обложки дел производится в процессе заведения дел в делопроизводстве и выполняется в соответствии с требованиями государственного стандарта. В момент заведения дела по номенклатуре дел ряд сведений уже был вынесен на обложку11:
* наименование учреждения (организации) и его подчиненность;
* наименование структурного подразделения;
* делопроизводственный индекс дела;
* заголовок дела;
* срок хранения дела.
     При подготовке дела к сдаче в архив эти реквизиты уточняются и дополняются. Например, на обложке проставляют:
* номер тома, если дело имеет несколько томов;
* крайние даты дела;
* количество листов в деле;
* номера фонда, описи и дела по описи.
* Последний реквизит проставляется в архиве.
     Очень важно при оформлении обложки соблюдать определенные требования. Так, наименование организации пишется в именительном падеже. Если наименование менялось в течение года, то па обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется в скобки, а новое пишется под ним12.
     Заголовок дела переносится на обложку в начале года из номенклатуры дел. Но после анализа содержания документов может потребоваться внесение некоторых уточнений в заголовок. При возникновении такой необходимости следует внести дополнение в номенклатуру дел и на обложку выносить заголовок и индекс в соответствии с этим дополнением. Сначала в заголовке должен быть указан вид дела (дело, переписка, документы и т.д.) или вид документов (протоколы, приказы, отчеты, акты). Затем указывается автор или корреспондент (если это переписка) и далее вопрос, отражающий содержание документов. Возможно формирование в одном деле документов нескольких авторов или корреспондентов, если они относятся к одному вопросу. Подлинность документов в заголовках не указывается, но наличие копийных документов оговаривается. На обложке дела в обязательном порядке указываются даты самых ранних и поздних документов и срок хранения дела. На делах с документами постоянного хранения указывается «хранить постоянно», на других — конкретный срок хранения в соответствии с перечнем.
     При указании количества листов листы внутренней описи и заверительной записи не учитываются.
     На все дела постоянного и долговременного сроков хранения составляется опись13. Опись — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации. Опись служит основным учетным справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Составляются описи отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. В отдельных случаях в зависимости от специфики организации описи могут составляться на определенные категории дел (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).
     Дела располагаются в описи по степени значимости. Например, последовательность может быть такой: устав предприятия, протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний совета директоров, приказы директора по основной деятельности, годовые планы и т.д. Описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы делопроизводства.
     Опись состоит из годовых разделов. Годовые разделы составляются по установленной форме. Сведения по каждому делу, включенному в опись, называются описательной статьей. В нее входят:
1. порядковый номер дела (тома) по описи;
2. индекс дела (тома);
3. заголовок дела (тома);
4. даты дела (тома);
5. число листов в деле (томе);
6. срок хранения (для дел, хранящихся свыше 10 лет);
7. примечание.
     Каждое дело в описи имеет самостоятельный порядковый номер.
     Если дело состоит из нескольких томов, каждый том имеет свой номер. Располагает дела в описи по порядку архив организации. Он же присваивает номера описи структурного подразделения.
     При передаче в архив дел за несколько лет их необходимо систематизировать. Обычный порядок систематизации дел в организации — хронологически-структурный. Это означает, что, во-первых, дела систематизируют по годам. Во-вторых, дела систематизируют по названиям структурных подразделений, в которых они хранятся. Все дела постоянного срока хранения за год располагаются по степени важности. Обычно это соответствует порядку расположения структурных подразделений и заголовков дел в номенклатуре дел.
     Таким образом, получается стройный перечень всех дел одного срока хранения за один год. Для удобства поиска наименования структурного подразделения могут быть указаны в описи перед первым делом соответствующего структурного подразделения.
     В организациях, где количество дел, образующихся в год, невелико, нецелесообразно каждый год составлять новую опись. Возможна подготовка одной описи, включающей дела за несколько лет.
     В таких организациях ежегодно составляется годовой раздел описи с продолжающейся нумерацией дел. Каждый из годовых разделов описи начинается с указания соответствующего года, и далее дела располагаются в соответствии с принятой структурой.
     Каждая опись имеет свой номер. Обычно опись на дела постоянного хранения имеет № 1, на дела со сроком хранения более 10 лет - № 2, на дела по личному составу — № 3 с добавлением буквенного индекса «л/с».
     Заканчивается опись итоговой записью. В ней указывается цифрами и прописью количество включенных в опись дел, первый и последний номера дела по описи, оговариваются особенности нумерации (литерные и пропущенные номера). Опись должна быть подписана составителем с указанием его должности и расшифровки фамилии. Проставляется дата составления описи.
     Кроме описей на дела постоянного срока хранения, дела временного (свыше 10 лет) срока хранения кадровые службы организаций ежегодно должны составлять описи на дела по личному составу. Документы по личному составу имеют особое социальное значение — они являются основанием для подтверждения трудового стажа, занимаемой должности, продолжительности работы в данной организации и других фактов трудовых отношений. В целях предотвращения утери этих документов большая часть документов по личному составу уволенных работников сдается в архив и хранится 75 лет.
     В связи с развитием компьютерных технологий, увеличением объема документов на электронных носителях у организаций возникает необходимость в хранении аудиовизуальной и электронной документации. В архиве организации в зависимости от состава и объема ЭД составляются описи электронных документов постоянного срока хранения. Электронные документы включаются в самостоятельные описи.
     Количество экземпляров описи определяется сроком хранения дел. Опись на дела постоянного хранения составляется в четырех экземплярах. Один экземпляр остается в соответствующем структурном подразделении, второй экземпляр описи передается в службу ДОУ, третий в архив организации. Четвертый экземпляр направляется в соответствующий государственный или муниципальный архив.
     Организации, не сдающие документы в муниципальные архивы, составляют опись на дела постоянного хранения, на дела со сроком хранения 10 и более лет и по личному составу в трех экземплярах.
     На дела временного срока хранения описи не составляются» их заменяет номенклатура дел, где напротив каждого заголовка проставляется отметка о сроке хранения.
     В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.
     Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив организации, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи дел структурного подразделения против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.
     Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.
     Для своевременного приема архивных документов от структурных подразделений, обеспечения их учета и сохранности, систематизации и использования, а также для подготовки документов на постоянное хранение создается архив государственного органа, который в зависимости от объема документов и их специфики может быть юридическим лицом, самостоятельным структурным подразделением или частью структурного подразделения, обеспечивающего документационное сопровождение управления.
     В архив государственного органа для депозитарного хранения передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Передача дел производится по описям по истечении трехлетнего срока после завершения их в делопроизводстве структурного подразделения.
     Дела временного (до 10 лет) хранения, как правило, остаются на хранении в структурных подразделениях государственного органа и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
     Передача дел в архив государственного органа осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному со структурными подразделениями и утвержденному приказом государственного органа.
     При подготовке структурным подразделением дел к передаче на архивное хранение работником, ответственным за архив государственного органа, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел организации. При этом в структурном подразделении устраняются выявленные недостатки в формировании и оформлении дел14.
     Прием каждого дела производится работником, ответственным за архив государственного органа, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника, ответственного за архив государственного органа, и лица, передавшего дела.
     Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы или электронные базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
     В случае исключения из структуры организации структурного подразделения либо изменения его структуры работник, ответственный за ведение делопроизводства, формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их на архивное хранение независимо от сроков хранения.
     Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. Документы Архивного фонда Российской Федерации, временно находящиеся в архиве государственного органа на депозитарном хранении, передаются в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом на постоянное хранение в государственный архив, для которого данный государственный орган является источником комплектования15.
     Сроки временного хранения могут быть изменены в необходимых случаях по согласованию с соответствующим органом управления архивным делом или архивным учреждением.
     Также при угрозе утраты (уничтожения) документов или по просьбе государственного органа на договорной основе может осуществляться досрочная передача документов на постоянное хранение.
     Сроки временного хранения архивных документов могут быть продлены в виде исключения по письменному разрешению государственного архивного учреждения, источником комплектования которого является данный государственный орган.
     При ликвидации (упразднении) государственного органа его документы по согласованию с соответствующим государственным архивным учреждением могут быть полностью или частично переданы этому учреждению, а также тому (тем) государственному органу (государственным органам), которому (которым) переданы властные полномочия ликвидируемого (упраздняемого) государственного органа.
     При реорганизации государственного органа документы передаются государственным органам-правопреемникам в соответствии с объемом передаваемых властных полномочий.
     Уничтожение документов ликвидированных (упраздненных) государственных органов с неистекшими сроками временного хранения осуществляется по официальному решению органа государственной власти, являющегося собственником соответствующих части Архивного фонда Российской Федерации и оформляется актом установленной формы с приложением описи уничтожаемых документов16.
     Передача документов постоянного хранения в государственный архив, как правило, осуществляется поединично, по утвержденным ЭПК описям дел постоянного хранения, ежегодно в соответствии с планом-графиком, утвержденным совместно руководителями государственного органа и соответствующего архива.
     Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи документов на государственное хранение, при этом на всех экземплярах описи дел постоянного хранения делаются отметки о приеме документов в государственный архив. Вместе с документами в госу.......................