Разработка технического задания

Изм

Лист

№ докум.

Подп.

Дата

43

Лист

ВКР-НГТУ-09.03.02-(13КТ)-15-2017 ПЗ

99





Изм

Лист

№ докум.

Подп.

Дата

43

Лист

ВКР-НГТУ-09.03.02-(13КТ)-15-2017 ПЗ

99





Содержание

						Введение		3

				1 Разработка технического задания	4

				1.1 Полное наименование приложения и его условное обозначение	4

				1.2 Основание для разработки	4

				1.3 Назначение и цели создания приложения	4

				1.3.1 Назначение приложения	4

				1.3.2 Цели создания приложения	5

				1.4 Требования к приложению	6

				1.4.1 Функциональные требования	6

				1.4.2 Количественные требования	6

				1.4.3 Требования к программным и аппаратным средствам	7

				1.4.4 Требования к надежности	7

				1.4.5 Требования совместимости	8

				1.4.6 Требования к техническому обеспечению	8

				1.4.7 Требования к пользовательскому интерфейсу	8

				2 Анализ технического задания	10

				2.1 Область использования системы	10

				2.2 Выбор средств выполнения технического задания	10

				2.2.1 Сравнительный анализ СЭД «Directum», «Docsvision» и «Documentum» 	10

				2.2.2 Обоснование выбора средств разработки	14

				3 Функциональное моделирование структуры системы	16

				 3.1 Описание методологий IDEF0 	16

				

				

				      

				4 Разработка системы на базе DocsVision	22

				4.1 Разработка интерфейса	22

				4.2 Реализация системы в DocsVision	25

				4.3 Формирование отчетов	33

				4.3.1 Отчет по всем заданиям за период	33

				4.3.2 Отчет по просроченным заданиям	34

				5 Разработка эксплуатационной документации	

				5.1 Руководство администратора	

				5.1.1 Создание и заполнение справочников	

				5.1.2 Управление доступом	

				5.1.3 Архивирование	

				5.1.4 Управление бизнес-процессами	

				5.1.5 Управление базами данных	

				5.2 Руководство пользователя	

				5.2.1 Навигатор DocsVision	

				5.2.2 Работа пользователя в ИС	

				Заключение	

				Список литературы	

				ПРИЛОЖЕНИЕ А	

				ПРИЛОЖЕНИЕ Б	

				ПРИЛОЖЕНИЕ В	

				ПРИЛОЖЕНИЕ Г	

				









Введение



Информация в современном мире превратилась в один из наиболее важных ресурсов, а информационные системы (ИС) стали необходимым инструментом практически во всех сферах деятельности.

Информационная система – это программный комплекс, функции которого состоят в поддержке надежного хранения информации в памяти компьютера, выполнении специфических для данного приложения преобразований информации и вычислений, предоставления для пользователя удобного и легко осваиваемого интерфейса.

Практически в любой области деятельности люди используют тот или иной вид моделей (математических, физических или компьютерных), чтобы иметь более ясное представление о том, что они делают. Разнообразие задач, решаемых с помощью ИС, привело к появлению множества разнотипных систем, отличающихся принципами построения и заложенными в них правилами обработки информации.

Совещания сегодня – один из основных элементов коллективной работы, позволяющий повысить эффективность коммуникаций внутри организации, ускорить процессы обмена важной информацией и принятия решений.















1. Разработка технического задания

1.1 Полное наименование приложения и его условное обозначение



 Разработка информационной подсистемы  “Управления совещаниями”.



1.2 Основание для разработки



Основанием для разработки данной задачи послужила идея о программе для более удобного, результативного и успешного проведения совещаний. А также приказ ректора НГТУ им. Р.Е.Алексеева  Дмитриева С.М. “О введении в действие Положения о выпускных квалификационных работах и Положения о государственной итоговой аттестации по основной образовательной программе бакалавриата по направлению подготовки  09.03.02 “Информационные системы и технологии ””

Назначение и цели создания приложения

1.3.1 Назначение приложения



С использованием приложения «Управление совещаниями» системы электронного документооборота и управления взаимодействием  предприятия и организации получают возможность максимально результативно использовать время, отведенное для совещаний.

В приложении «Управление совещаниями» поддерживается полный жизненный цикл совещания (подготовка, проведение, согласование протокола и контроль исполнения решений).

При этом состав работ, проводимых в рамках каждого этапа, может настраиваться под конкретные процессы организации. Приложение  

позволяет грамотно спланировать ресурсы компании при подготовке, проведении и исполнении решений совещания.



1.3.2 Цели создания приложения



В качестве целей создания приложения “Управление совещаниями” были выдвинуты следующие прецеденты:

Глобальные цели:

а) Упростить процесс совещания;

б) Повысить результативность совещания;

в) Ускорить процесс принятия решений, согласования и утверждения протокола совещания;

г) Четко планировать и проводить совещания, а также оценивать их эффективность;

Локальные цели:

д) Совещания должны быть организованными в части целей, тематики, участников, их проведение следует заблаговременно планировать;

е) Для каждого совещания должна быть задана повестка дня, определяющая цель, тематику и рассматриваемые вопросы;

ж) У совещания должен быть руководитель, секретарь, формирующий протокол и участники, ответственные за вопросы повестки дня;

з) Все участники должны быть заблаговременно информированы о дате, времени, месте, повестке дня и снабжены материалами совещания;

и) По ходу совещания должен вестись протокол, в котором должны фиксироваться принятые решения и поручения по повестке дня;

к) По завершении совещания протокол должен быть согласован, утвержден и направлен всем участникам и исполнителям;

л) Исполнение поручений должно контролироваться, отклонения от сроков своевременно выявляться с оценкой исполнительской дисциплины;

м) Протоколы и материалы совещаний должны накапливаться в базе данных системы управления совещаниями для анализа материалов, поиска прецедентов в решении вопросов и т.д.;



1.4 Требования к приложению	

1.4.1 Функциональные требования 



Данное приложение должно полностью реализовывать себя, то есть выполнять следующие функции:

а) Объединение знаний и опыта участников;

б) Ввод, хранение, изменение, поиск, просмотр и печать данных;

в) Предоставление интерфейса для просмотра необходимой информации;

г) Анализ данных и получение статистических отчетов;

д) Ведение внутреннего документооборота;

е) Контроль информации о договорах и сроках их завершения;

ж) Настройка прав доступа к различным функциональным блокам программы;

з) Сбор информации;

и) Оценка текущего состояния дел;

к) Предоставление информации;

л) Выяснение последствий осуществляемых или предполагаемых изменений;

м) Принятие решений;

н) Распределение ресурсов;

о) Усиление кооперации и преданности работников;

п) Распределение обязанностей;

р) Согласование действий.



1.4.2 Количественные требования



а) Количество одновременно работающих пользователей не более 500;

б) Число одновременно работающих бизнес-процессов не более 3000.

1.4.3 Требования к программным и аппаратным                          средствам



Требования к серверу приложений Docsvision:

а) Процессор: 2x4 ядра, 2GHz и выше;

б) Оперативная память (RAM): 4-8Gb и более;

в) Система хранения данных: от 200Gb, рекомендуется SSD;

г) Операционная система сервера приложений не ниже Microsoft Windows Server 2003 (SP2).

Требования к клиентам Docsvision:

а) Процессор: 1,5 Ghz и выше (Pentium 4/AMD Athlon);

б) Оперативная память (RAM): 1 Gb;

в) Система хранения данных: 150 Mb свободного места на диске;

г) Видеоподсистема: любая видеокарта, включая встроенные;

д) Разрешение экрана: 800x600 или выше;

е) Операционная система не ниже Microsoft Windows XP Professional (SP3 и выше).



1.4.4 Требования к надежности	



Разрабатываемая ИС должна устойчиво функционировать в рамках условий технического задания. Необходимо предусмотреть средства для обеспечения конфиденциальности информации и защиты от несанкционированного доступа. Также должны выполняться защита от ошибочных действий пользователей на уровне пользовательского приложения и гарантирование сохранности данных при сбоях в работе внешних устройств. 





1.4.5 Требования совместимости



Данная информационная система при наличии других ИС должна адекватно воспринимать представленные данные и пригодность этих средств к взаимодействию для выполнения установленных требований без возникновения нежелательных взаимных воздействий по видам функций, значениям параметров и эксплуатационным характеристикам.	



1.4.6 Требования к техническому обеспечению

	Техническое обеспечение должно максимально и наиболее эффективным образом использовать существующие в информационной системе технические средства.

В состав комплекса должны входить следующие технические средства:

а) Серверы БД;

б) Серверы приложений;

в) Сервер системы формирования отчетности;

г) Веб сервер;

д) ПК пользователей;

е) ПК администраторов.



1.4.7 Требования к пользовательскому интерфейсу	



Требования к пользовательскому интерфейсу могут быть разбиты на две группы:

а) Требования к внешнему виду пользовательского интерфейса и формам взаимодействия с пользователем;

б) Требования по доступу к внутренней функциональности системы при помощи пользовательского интерфейса.

Другими словами, первая группа требований описывает взаимодействие подсистемы интерфейса с пользователем, а вторая – с внутренней логикой системы.

К первой группе можно отнести следующие типы требований:

а) Требования к размещению элементов управления на экранных формах (для максимального удобства пользования системой);

б) Требования к содержанию и оформлению выводимых сообщений (для максимально простой реализации отчетов и выходных данных);

в) Требования к форматам ввода (для максимально простого и понятного ввода информации для пользователя);

г) Требования к цветовым решениям интерфейса (для приятного восприятия пользователем).

Ко второй группе относятся следующие типы требований:

а) Требования к реакции системы на ввод пользователя (система должна выдавать тот запрос, который был произведен пользователем);

б) Требования ко времени отклика на команды пользователя (система должна быстро реагировать на команды и ввод пользователя, не должно быть задержки или зависания);

в) Требования к защищенности системы (система должна иметь свой пароль для входа, отдельно для администратора и пользователя).

























2. Анализ технического задания	

2.1 Область использования системы	



Разрабатываемая информационная система будет использована в различных фирмах, предприятиях, высших учебных заведениях, школах, медицинских учреждениях и так далее. То есть приложение  “Управление совещаниями” будет использовано во всех отраслях деятельности общества.



2.2 Выбор средств выполнения технического задания



Российский рынок систем электронного документооборота в последние годы показывает высокую динамику роста. На ежегодных форумах, выставках, конференциях представлено множество решений различных разработчиков, предлагающих, как универсальные решения, так и специализированные продукты "заточенные" под конкретные бизнес-процессы. 

Для того, чтобы определить выбор средства разработки технического задания, проведем сравнительный анализ систем электронного документооборота «Directum», «Docsvision» и «Documentum».



2.2.1 Сравнительный анализ СЭД «Directum», «Docsvision» и «Documentum»

Сравнение DocsVision с Documentum

№

Присутствует в DocsVision, отсутствует в Documentum

1

Технология Load Balancing - Возможность распараллеливания нагрузки сервера приложения (для постепенного увеличения нагрузочной способности сервера без переустановки системы)

2

Наличие Off-line клиента, возможность использовать Outlook  в качестве клиента (для подключения в контуры обработки документов пользователей, связанных с системой только по электронной почте; типовые клиентские функции могут быть доступны непосредственно из Outlook и не требуют запуска стандартного клиента DocsVision, интеграция с персональным календарем Outlook)

3

Использование технологии Web Service (для возможности интеграции функций системы документооборота в распределенные приложения)

4

Средства доступа к содержимому документов в формате XML (для обеспечения интеграции приложений по протоколу EDI)

5

Возможность реализации всех функций управления системой удаленно по протоколу HTTP (для удаленного администрирования, настройки процессов, в частности для упрощения тех. поддержки)

6

Механизм переноса свойств документов MS Office позволяет отображать в представлениях, осуществлять поиск и использовать в качестве параметров бизнес-процессов отдельные свойства Microsoft Office (данный механизм позволяет использовать в качестве средства разработки обычные компоненты Microsoft Office и VBA)

7

Наличие встроенных в платформу справочников (система поддерживает справочники сотрудников, контрагентов, типов документов, номенклатуры дел и пр.)

8

Встроенные средства управление бизнес-календарями и нумераторами

9

Мощная структура метаданных (структура объекта DocsVision обеспечивает возможности моделирования сколь угодно сложных учетных объектов, в частности включающих иерархическое подчинение табличных разделов, ссылки, файлы и версии, поддержка справочников, режимы использования объектов действия, и пр.

Структура объекта Documentum гораздо более ограничена)

10

Интерфейс (стандартный Outlook, подобный Windows интерфейс, упрощает обучение персонала)

11

Возможность использовать Outlook  в качестве клиента (для подключения в контуры обработки документов пользователей, связанных с системой только по электронной почте, типовые клиентские функции могут быть доступны непосредственно из Outlook и не требуют запуска стандартного клиента DocsVision, интеграция с персональным календарем Outlook)





Сравнение функций управления процессами

№

Присутствует в DocsVision, отсутствует в Documentum

1

Возможность расширения набора функций (обеспечивает возможность наращивания сценариев, которые могут быть автоматизированы без программирования)

2

Программируемые функции (возможность неограниченного расширения серверной функциональности WorkFlow-системы)

3

Динамическая параметризация исполняемых функций в процессе исполнения (возможность изменять логику обработки процесса в зависимости от результатов обработки его этапов, например, назначение исполнителей более поздних этапов)

4

Функции синхронизации во времени (ожидание, задержка, периодическое срабатывание)

5

Возможность автоматического ветвления процесса по различным условиям

6

Возможность маршрутизации на рабочее место ссылки на произвольный объект, в частности документ внешней прикладной системы (включение в процессы обработки произвольных объектов)

7

Настройка функции ручной обработки на необходимость зафиксировать параметры завершения задания (ввод параметров влияющих на работу процесса в дальнейшем)

8

Механизм автоматического отслеживания событий во внешних системах в рамках WorkFlow-процесса

9

Механизм обмена данными с внешними системами в рамках WorkFlow-процесса

10

Возможность синхронной и асинхронной декомпозиции процессов с передачей параметров

Упрощение разработки и сопровождения сложных процессов, возможность создания процессов с автозапуском и пр.



Сравнение DocsVision с Directum

№

Присутствует в DocsVision, отсутствует в Directum

1

Ориентированность на бизнес-процесс, а не только на документ.

Workflow-механизмы большинства систем документооборота ориентированы только на маршрутизацию одного документа по цепочке исполнителей. В отличие от этого, в DocsVision Workflow первичен сам бизнес-процесс. Упомянутая маршрутизация документа, является для DocsVision только частным случаем. В общем случае бизнес-процесс DocsVision Workflow может включать обработку нескольких различных документов на различных этапах БП и их жизненного цикла, а также этапы, непосредственно не связанные с документом, заполнение форм исполнителем, взаимодействие с внешними системами и пр.

2

Развитая функция задания БП.

Задание в DocsVision Workflow, в отличие от многих других систем подразумевает не только фиксацию информации о его выполнении. Задание может включать экранную форму, которую должен заполнить исполнитель перед завершением. Эти данные могут быть переданы в переменные БП и далее обработаны бизнес-процессом. Вместо стандартной кнопки "Завершить" в задании могут быть кнопки, определяющие смысл завершения (например: принять/отклонить). Всё это настраивается в DocsVision Workflow без программирования.

3

Работа с переменными БП.

DocsVision Workflow позволяет определить для БП настраиваемый набор переменных и их значений, организовать обработку переменных через функции бизнес-процесса. Этот механизм используется для записи начальных параметров БП, хранения и дальнейшей обработки и использования введенных пользователем данных, обмена данными с другими системами, файлами, документами DocsVision. Это позволяет реализовать весьма сложные сценарии в БП. Всё это настраивается в DocsVision Workflow без программирования. При необходимости программного расширения используется функция Сценарий, содержащая произвольный код на VBScript.

4

Уникальный механизм шлюзов DocsVision Workflow.

Шлюзы - однотипные функции Workflow-подсистемы DocsVision, предназначенные для мониторинга и обмена данными с различными внешними системами. Настройка взаимодействия через шлюз не требует программирования. На сегодня есть шлюзы к файловой системе, почте MS Exchange, MS Dynamics AX, MS Dynamics CRM, SharePoint, 1C:Предприятие. Есть открытый программный интерфейс механизма шлюзов, позволяющий разрабатывать шлюзы к другим системам.

В Directum нет универсального механизма процессной интеграции, типа шлюзов DocsVision, интеграция Directum с другими системами - это каждый раз частное решение, не имеющее общего базиса.

5

Масштабирование DocsVision Workflow.

Для обеспечения высокой производительности при масштабных внедрениях механизм DocsVision Workflow поддерживает кластеризацию серверов.

Масштабирование DocsVision лучше, чем Directum, из-за особенностей архитектуры: Directum классический клиент-сервер, а DocsVision - трехзвенная архитектура. В случае использования веб-клиента Directum архитектура тоже становится трехзвенной с лучшим масштабированием, но веб-клиент Directum не полнофункциональный и не такой удобный, как windows-приложение или клиент DocsVision, который и по http работает, и выглядит как windows-приложение.

DocsVision демонстрирует один из современных вариантов архитектуры, продвигаемых Microsoft. Альтернативные технологии тоже идут параллельным путем, типа приложений Google и пр. И сравнивать в этом плане Word с системой документооборота неуместно (хотя даже индивидуальные офисные приложения уже тоже предлагаются как веб-сервис).

6

Поддержка Windows Workflow Foundation.

Для реализации WWF-процессов в DocsVision есть встроенный графический редактор Workflow, полностью аналогичный редактору WWF в MS Visual Studio. При этом смоделированные в DocsVision WWF-процессы можно тут же запускать на исполнение, отслеживать их исполнения, отображать переменные в представлениях DocsVision и т.д. Опираясь на промышленный стандарт от известного производителя, DocsVision Workflow получает следующие преимущества: рост функционала, рост открытости, надежности и производительности, возможность использования  WWF-activities, разрабатываемых сторонними производителями на базе этого технологического стандарта, в первую очередь - от производителей бизнес-приложений, т.к. это обеспечивает интеграцию с ними (в настоящее время они уже доступны на рынке, некоторые - бесплатно).

Подсистема Workflow Directum рассчитана в основном на маршрутизацию документов. Набор функций и возможности автоматизации БП гораздо беднее, чем в DocsVision. У Directum нет поддержки WWF.

7

Поддержка стандарта BPEL (Business Process Executive Language).

Эта поддержка стала возможна благодаря выпуску Microsoft специальных WWF-activities, обеспечивающих взаимодействие с другими Workflow-системами, поддерживающими BPEL.



2.2.2 Обоснование выбора средств разработки	



Выбор данного средства разработки информационной системы “Управление совещаниями” определен многими факторами:

а) Насчитывается более 500 успешных внедрений системы во всех основных отраслях и этот список постоянно растет (Министерство экономического развития и торговли РФ, Октябрьская железная дорога, филиал ОАО "РЖД" Горьковская железная дорога, Владивостокский морской торговый порт, ОАО "Новошип", Авиакомпания "Пулково", СПб ГУП "Петербургский метрополитен",  "СеверСтальМаш-Тяжмаш", "ОМЗ - Горное оборудование и технологии", Светогорский ЦБК, "Райфайзен банк" и.т.д.).

б) Десятилетняя история успешного развития.

в) Полнофункциональная Workflow-подсистема и большой набор развитых средств управления процессами обработки документов.

г) Мощная функциональность системы.

DocsVision - система, которая в полной мере  решит задачи по автоматизации документооборота и бизнес-процессов предприятия.

Вывод: При разработке технического задания для информационной подсистемы “Управление совещаниями” было достигнуто решение об использовании такой системы электронного документооборота, как DocsVision. Так как она в полной мере может решить все установленные задачи, разработанные в данной научно-исследовательской работе.







































3 Функциональное моделирование структуры системы

3.1 Описание методологий IDEF0	



Методология IDEF0 предписывает построение иерархической системы диаграмм - единичных описаний фрагментов системы. Сначала проводится описание системы в целом и ее взаимодействия с окружающим миром (контекстная диаграмма), после чего проводится функциональная декомпозиция - система разбивается на подсистемы и каждая подсистема описывается отдельно (диаграммы декомпозиции). Затем каждая подсистема разбивается на более мелкие и так далее до достижения нужной степени подробности.

Функциональные блоки на диаграммах изображаются прямоугольниками, означающими поименованные процессы, функции или задачи, которые происходят в течение определенного времени и имеют распознаваемые результаты. Имя работы должно быть выражено отглагольным существительным, обозначающим действие.

IDEF0 требует, чтобы в диаграмме было не менее трех и не более шести блоков. Эти ограничения поддерживают сложность диаграмм и модели на уровне, доступном для чтения, понимания и использования.



В IDEF0 различают пять типов стрелок (Рисунок 1):



Вход - объекты, используемые и преобразуемые работой для получения результата (выхода). Допускается, что работа может не иметь ни одной стрелки входа. Стрелка входа рисуется как входящая в левую грань работы.



Управление - информация, управляющая действиями работы. Обычно управляющие стрелки несут информацию, которая указывает, что должна выполнять работа. Каждая работа должна иметь хотя бы одну стрелку управления, которая изображается как входящая в верхнюю грань работы.



Выход - объекты, в которые преобразуются входы. Каждая работа должна иметь хотя бы одну стрелку выхода, которая рисуется как исходящая из правой грани работы.



Механизм - ресурсы, выполняющие работу. Стрелка механизма рисуется как входящая в нижнюю грань работы. По усмотрению аналитика стрелки механизма могут не изображаться на модели.



Вызов - специальная стрелка, указывающая на другую модель работы. Стрелка вызова рисуется как исходящая из нижней части работы и используется для указания того, что некоторая работа выполняется за пределами моделируемой системы.

В разработке данной подсистемы используется четыре первых вида стрелок.



Рисунок 1 – Виды стрелок



Таким образом, диаграмма IDEF0 показывает преобразование входа в выход с помощью механизмов с учетом управляющих воздействий. 

В соответствии с методологией IDEF0 были смоделированы диаграммы информационных потоков разрабатываемой системы. 

Контекстная диаграмма – описывает взаимодействие системы с внешней средой (Рисунок 2)



Рисунок 2 – Контекстная диаграмма



После описания системы в целом, производится декомпозиция процесса “Деятельность подсистемы “Управления совещаниями””. На этом уровне данная подсистема разбивается на следующие процессы (Рисунок 3): 

а) Подготовка совещания;

б) Проведение совещания;

в) Контроль исполнения поручений по принятым решениям;
г) Формирование отчетов.



Рисунок 3 – Декомпозиция системы “Деятельность подсистемы “Управления совещаниями””



Для обеспечения большего уровня детализации системы необходимо провести дополнительную декомпозицию процессов “Проведение совещания” и “ Контроль исполнения поручений по принятым решениям ”.

Процесс проведения совещания происходит в 4 этапа (Рисунок 4):

а) Обсуждение;

б) Предложения решений;

в) Составление плана действий;

г) Поручение сотрудникам заданий.



Рисунок 4 – Декомпозиция системы “Проведение совещания”



Процесс контроля исполнения поручений по принятым решениям также происходит в 4 этапа (Рисунок 5):

а) Мониторинг исполнения поручений;

б) Рассылка извещений о сроках работы;

в) Замещение временно отсутствующих работников;

г) Контроль своевременного исполнения поручений.



Рисунок 5 – Декомпозиция системы “Контроль исполнения поручений по принятым решениям”



Диаграммы IDEF0 в формате А4 представлены в приложениях А,Б,В,Г.

























4 Разработка системы на базе DocsVision

4.1 Разработка интерфейса

В системе DocsVision основным объектом работы с программой является карточка. Карточка входящего документа “Повестка совещания” позволяет администратору создать задание по этому документу. Разработка интерфейса карточки вида “задание” выполняется в учетной записи администратора в разделе “конструкторы и справочники” подраздела “конструктор разметок”. Внешний вид данного раздела изображен на рисунке 6. 



Рисунок 6 – Конструктор разметок



Конструктор позволяет выбрать шаблон карточки задания, а также расположить все необходимые кнопки на ленте инструментов и поля в основной области для работы с данной карточкой. 

В правой части находятся элементы для этой настройки – панель инструментов (Рисунок 7), содержащая элементы управления, которые являются новыми атрибутами документа, а также структура разметки (Рисунок 8), которая показывает вложенность элементов на данной карточке и их местоположение.



               

Рисунок 7 – Панель инструментов   Рисунок  8– Панель структуры разметки



Панель структуры разметки также позволяет сделать дополнительную настройку каждого элемента, вызвав правой клавишей мыши контекстное меню – Рисунок 9.



Рисунок 9 - Контекстное меню элемента разметки



Настройка ленты осуществляется через специальную кнопку в левом углу конструктора “Настройка ленты”. Она представляет собой дерево, в котором отображены кнопки ленты инструментов. Создать новую кнопку можно нажав на ярлык  <Добавить категорию ? добавить страницу ? добавить группу> (Рисунок 10).









Рисунок 10 – Добавление новой кнопки на ленте инструментов



4.2 Реализация системы в DocsVision

Работа приложения “Управление совещаниями” начинается с подготовки совещания, а именно с составления повестки совещания инициатором. Шаблон повестки совещания разработан заранее и находится в документах базовых карточек приложения. Образец повестки совещания представлен на рисунке 11.









Рисунок 11– Образец повестки совещания





Рисунок 12 - Работа приложения “Управление совещаниями”



Администратор регистрирует повестку инициатора в карточке “Входящий документ”, далее в этой карточке на вкладке “задание” прикрепляет файловый документ повестки (Рисунок 13)





Рисунок 13 – Заполненный бланк задания



Задание отправляется на исполнение всем сотрудникам из справочника. Сотрудник получает новое задание и может его увидеть в личной папке “Мои задания”.Образец личной папки с новым заданием предствален на рисунке 14.







Рисунок 14 – Личная папка с новым заданием



После составления повестки и пересылки её всем сотрудникам проводится совещание. Оно проходит в несколько этапов:

а) Обсуждение;

б) Предложения решений;

в) Составление плана действий;

г) Поручение сотрудникам заданий.

В процессе проведения совещания сотрудник может добавить комментарии к повестке,а также прикрепить необходимые файлы во вкладках  “Комментарии” (Рисунок 15) и “Дополнения” (Рисунок 16).

 Данные процессы отображены на диаграмме А4 “Проведение совещания”.



Рисунок 15 – Кладка коментариев к заданию







Рисунок 16 – Кладка дополнений к заданию



После проведения совещания,  создается протокол по его формлению. В нем указывается повестка совещания, исполнители, сроки исполнения, докладчики и постановление.

Шаблон протокола совещания разработан заранее и находится в документах базовых карточек приложения. Образец протокола совещания представлен на рисунке 17.





Рисунок 17 – Образец проткола  совещания



Протокол прикрепляется к карточке “Задание”, и задание отправляется на завершение. Также сотрудник может прикрепить дополнительные файлы и комментарии. После заполнения всех полей задание завершается. Образец готового к завершению задания представлен на рисунке 18.



Рисунок 18 – Готовое к завершению задание



Статус задания в личной папке сотрудника меняется на “Завершено”. Образец на рисунке 19.





Рисунок 19 – Статус завершенного задания 



4.3 Формирование отчетов	

4.3.1 Отчет по всем заданиям за период	



Для формирования отчета за определенный период необходимо в папке “Отчеты” зайти в раздел “Задания за период”. Пользователю сразу предлагается выбрать диапозон дат, за которые будет сформирован отчет. Пример представлен на рисунке 20.



Рисунок 20 – Выбор диапозона дат для формирования отчета



После выбора дат в папке “Задания за период” будет представлен весь список заданий за выбранный период (Рисунок 21). Благодаря интеграции со средствами Microsoft Office,  данный список можно экспортировать в Excel, нажав на кнопку “Экспорт представления” и выбрав пункт “’Экспорт этого представления” (Рисунок 22).







Рисунок 21 – Отчет по заданиям за период





Рисунок 22 – Экспортированный отчет в Excel



4.3.2 Отчет по просроченным заданиям	



Отчеты позволяют определить не только количественные показатели работы, но так же являются показательной мерой  дисциплинарного мониторинга. Для формирования отчета по просроченным заданиям необходимо в папке “Отчеты” зайти в раздел “Задания просроченные”. Сформированный перечень заданий показывает какие исполнитель и подразделение просрочили задание и на сколько (Рисунок 23)



Рисунок 23 – Отчет по просроченным заданиям



Данный отчет также, как и отчет по заданиям за период, можно экпортировать в Excel (Рисунок 24).





Рисунок 24 – Экспортированный отчет по просроченным заданиям





5 Разработка эксплуатационной документации	

5.1 Руководство администратора	















5.1.1 Создание и заполнение справочников	

5.1.2 Управление доступом	

5.1.3 Архивирование	

5.1.4 Управление бизнес-процессами	

5.1.5 Управление базами данных	

5.2 Руководство пользователя	

5.2.1 Навигатор DocsVision	

5.2.2 Работа пользователя в ИС	

Заключение	



























































Список литературы



1. Стандарт предприятия. Проекты (работы) дипломные и курсовые. Общие требования к оформлению пояснительных записок и чертежей / СТП 1-У-НГТУ-2004. –Нижний Новгород: НГТУ, 2004. -21с.

2. Чернов, В.Н./ Системы электронного документооборота./В.Н. Чернов//     М: РАГС, 2009. - 84с.

3. Сиганова, Т.В. Делопроизводство и документооборот / Т.В. Сиганова : Издание ОмГУ. Омск, 2004. -576с.

4.

5.

6. Corporation DocsVision. Руководство пользователя DocsVision 5.1/ Corporation DocsVision - 2014.- http://www.docsvision.com

7.  Corporation DocsVision. Руководство администратора DocsVision 5.1/ Corporation DocsVision - 2014.- http://www.docsvision.com



























































































ПРИЛОЖЕНИЕ А

Контекстная диаграмма “Деятельность подсистемы “Управление совещаниями””



Рисунок А - Контекстная диаграмма “Деятельность подсистемы “Управление совещаниями””

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

Диаграмма А0 - Контекстная диаграмма “Деятельность подсистемы “Управление совещаниями””



Рисунок Б - Диаграмма А0 - Контекстная диаграмма “Деятельность подсистемы “Управление совещаниями””

ПРИЛОЖЕНИЕ В

Диаграмма А4 -“Проведение совещания”



Рисунок В - Диаграмма А4 -“Проведение совещания”



ПРИЛОЖЕНИЕ Г

Диаграмма А1-“Контроль исполнения поручений по принятым решениям”



Рисунок Г - Диаграмма А1- “Контроль исполнения поручений по принятым решениям”







Разработка информационной подсистемы “Управления совещаниями”

Разработка информационной подсистемы “Управления совещаниями”

 ВКР-ИРИТ-09.03.02-(13-КТ)-15-2017 ПЗ

 ВКР-ИРИТ-09.03.02-(13-КТ)-15-2017 ПЗ

НГТУ кафедра КТПП

НГТУ кафедра КТПП

1



1



2



2



Логанов С.В.



Логанов С.В.



Кузнецов В.В



Кузнецов В.В



ШалагиноваА.М.		



ШалагиноваА.М.		



Подп.

Подп.

Листов

Листов

Лист

Лист

Лит.

Лит.

№ докум.

№ докум.

Лист.

Лист.

Изм.

Изм.

Утв.

Утв.

Н.контр.

Н.контр.

Пров.

Пров.

Разраб.

Разраб........................